Cartographiez les itinéraires tels qu’ils sont parcourus
Commencez par enregistrer les trajets réellement effectués, avec arrêts et horaires, pendant une semaine. Le plan et la route divergent vite, et les parents jugent le service sur la deuxième version.
Un dossier par véhicule, chauffeur et élève
Chaque bus a besoin de sa plaque, de sa capacité, de son chauffeur et de son remplaçant autorisé. Chaque élève a besoin de son arrêt et de la personne autorisée à le récupérer. Ce sont des dossiers de sécurité, pas d’administration.
Listes d’embarquement et de dépose par trajet
Les listes du matin et du soir doivent être éditées pour le trajet, vérifiées au portail et conservées. Si un enfant n’est pas sur la liste, le bus ne doit pas partir.
Traitez les exceptions volontairement
Un adulte différent qui récupère l’enfant, un élève qui prend le bus certains jours seulement, un itinéraire détourné par des travaux : chaque exception exige une règle et une trace, sinon elle se gère par des appels qui ne laissent rien.
Donnez au secrétariat la même vue
Responsable transport, secrétariat et portail doivent voir la même liste en temps réel. Quand chacun détient une version différente, les écarts sont exactement là où des enfants se perdent.