Rapprochez à partir d’une seule liste
Clôturez le mois avec la même liste que celle utilisée pour encaisser : affectations de frais, échéances et paiements. Un relevé bancaire, un cahier de caisse et un tableur ne resteront jamais d’accord longtemps.
Confirmez chaque paiement avant de modifier un solde
Les espèces et les virements passent par l’approbation de l’école ; les paiements en ligne par la confirmation du prestataire. Un paiement enregistré mais non confirmé doit rester en attente, sans réduire le solde du parent.
Traitez les paiements partiels et non affectés
Un versement sans référence, ou qui ne couvre qu’une partie d’une échéance, a besoin d’un responsable et d’une décision : l’affecter, le conserver ou le restituer. L’argent non affecté est la première chose qui se perd en fin de trimestre chargé.
Surveillez remises, exonérations et abandons
Chaque réduction doit indiquer qui l’a approuvée et pourquoi, et figurer sur le même rapport que les encaissements. Sinon le mois s’équilibre parce que quelqu’un a discrètement modifié un chiffre.
Reportez un solde de contrôle
Terminez la clôture en reportant le solde de chaque élève sur le mois suivant et en comparant le total avec la banque et la caisse. Analysez l’écart tant que le trimestre est encore frais.